Charlotta Rydholm
intervjuar Jenny Theolin

Charlotta Rydholm intervjuar Jenny Theolin om begreppet facilitering. Vad är det, hur fungerar det och vad är smart att tänka på? Är alla facilitatorer likadana? Är det verkligen så att en facilitator behöver veta allt om det som de ska facilitera?

Vill du dela med dig av en specifik situation där du har hanterat en svår grupp eller konflikt under en faciliterande process? Hur tacklade du det och vilket blev resultatet?

– Ja, jag kan dela med mig av en specifik situation där jag hanterade en svår grupp. Detta hände när jag var programansvarig för masterprogrammet Digital Management på Hyper Island. Jag hade lanserat och drev programmet i både Stockholm och London, och utmaningen uppstod ungefär halvvägs in i programmet.

En dag fick jag ett telefonsamtal från en av studenterna. Hon meddelade att gruppen hade skrivit ihop ett brev med feedback till mig. Även om det var svårt, försökte jag inte ta det personligt. Brevet var välformulerat, men innehöll en del klagomål. Min första reaktion var att ta det mycket personligt, till den grad att jag övervägde att lämna min position.

Efter att ha pratat med mina kollegor, och särskilt en kollega, började jag se saken i ett annat ljus. Kollegan påpekade att detta var en normal del i gruppdynamiken; studenterna var nu i konfliktfasen och utmanade systemet, det vill säga mig. Lösningen var inte att backa undan, utan att stötta dem och hjälpa dem övergå till nästa fas i deras utveckling.

Genom att reflektera över situationen insåg jag att det var positivt att studenterna hade kommit samman och uttryckt sina åsikter. Vi bestämde oss för att ta till oss av feedbacken och träffade gruppen för att alla skulle få möjlighet att uttrycka sig. Detta möte ledde till att vi kunde arbeta tillsammans för att förbättra och förändra programmet. Resultatet blev att vi fortsatte vårt arbete och stärkte våra relationer. Alla i gruppen är fortfarande nära vänner idag. Detta exempel visar vikten av att lyssna och reflektera när man hanterar svåra grupper eller konflikter.

Vilka verktyg och tekniker använder du för att främja gruppdeltagande och kreativitet under möten och workshops?

– Jag använder mig av en mängd design- och innovationsinspirerade metoder. Jag tror starkt på att kreativitet är en färdighet som kan utvecklas, och att det kan vara en av de mest givande aspekterna i en arbetsprocess.

En teknik jag ofta använder är konstnärliga aktiviteter, såsom rita-utmaningar och storytelling-övningar. Dessa metoder hjälper deltagarna att tänka utanför boxen och uttrycka sina idéer på nya, kreativa sätt. Genom att använda konstnärliga uttrycksformer, uppmuntrar jag deltagare att utforska sina idéer på ett mer öppet och innovativt sätt.

Jag arbetar även med att engagera deltagarna genom att hjälpa dem att hitta sin inre drivkraft. Detta innebär ofta att jag använder ett ”flippat klassrumskoncept”, där deltagarna själva sätter sina mål och driver sina projekt och aktiviteter. Detta tillvägagångssätt ger dem ägarskap över sitt lärande och arbete, vilket ökar deras engagemang och motivation.

För att ytterligare inspirera, använder jag mycket färg och form i mina workshops. Dessa visuella element hjälper till att skapa en stimulerande och inspirerande miljö. Målen för gruppen och typen av kreativitet som ska framhävas varierar, men jag anpassar alltid mina metoder för att möta dessa behov.

Jag tror att kreativitet är något som kan utvecklas och förfinas genom övning och engagemang, och det är denna övertygelse som ligger till grund för alla de metoder och tekniker jag använder för att främja gruppdynamik och kreativitet.

Anpassar du ditt sätt att facilitera beroende på målgruppen och ämnet för mötet, eller har du ”din egen stil” som du värnar om?

– Jag anpassar mig definitivt beroende på målgrupp och ämnet för mötet, men jag är alltid autentiskt mig själv. Det finns ingen anledning för mig att försöka vara någon annan eller anamma en annan form av facilitering. Mitt motto är ”be unapologetically you and inspire others to do the same”, för i slutändan, om man inte är sig själv, blir det bara teater.

Min bakgrund av att ha vuxit upp i sju olika länder och gått i elva olika skolor har gett mig en bred empati och social förmåga. Dessa erfarenheter gör att jag kan anpassa mig effektivt och snabbt ändra riktningen på en workshop baserat på deltagarnas behov och dynamik i gruppen.

Det finns specifika målgrupper och ämnen där jag har expertkunskap, vilket kan vara en bonus i vissa situationer där kunden söker både en facilitator och en expert. Men det finns också tillfällen där jag endast är expert på processen, och innehållet hanteras av deltagarna, som är experter på det området. I dessa fall är det viktigt för mig att vara tydlig med vad kunden kan förvänta sig av mig.

Finns det några ”viktigaste egenskaper” hos en facilitator? Om det finns, vilka har du själv valt och utvecklat i din karriär?

– Att vara en facilitator innebär att vara mångfacetterad och inneha en bred kompetens snarare än att enbart fylla en specifik roll. I mitt arbete som facilitator har jag identifierat och utvecklat flera viktiga egenskaper som är centrala i min karriär, särskilt i min roll som Learning Experience Designer, där mitt fokus ligger på lärandeupplevelser.

En av de mest avgörande egenskaperna är empati. Förmågan att lyssna in och förstå deltagarnas perspektiv är grundläggande för att skapa en inkluderande och engagerande miljö. Det handlar om att se till att alla känner sig sedda och hörda, vilket bidrar till en mer produktiv och positiv upplevelse för alla inblandade.

Engagemang är en annan nyckelkomponent. Att engagera deltagare och säkerställa att de känner sig delaktiga och motiverade är avgörande för att facilitera effektiva och meningsfulla sessioner.

I min roll som Learning Experience Designer är det även viktigt att förstå att lärande ofta är en rörig och komplex process. Att kunna hantera och navigera i den kreativa kaos som kan uppstå under lärandeprocessen är en färdighet jag värdesätter högt. Det handlar om att kunna hantera deltagarnas osäkerheter och rädslor och omsätta dem till konstruktiva och kreativa möjligheter.

Vill du dra dig till minnes en särskilt utmanande situation där du behövde anpassa din plan? Vad lärde du dig av den upplevelsen?

– Ja, jag minns en särskild utmaning under en framtidsturné för Episerver, där jag skulle leda en trendspaningsworkshop i Göteborg med omkring 20-25 deltagare. Precis innan workshopen skulle börja, gick strömmen på hela hotellet. Detta var ett problem eftersom jag hade planerat att använda en hel del slides.

Tack vare min goda kunskap om innehållet kunde jag snabbt anpassa mig till situationen. Jag hittade en anställd på hotellet och bad om ett blädderblock och pennor. Med dessa verktyg kunde jag omstrukturera workshopen och genomföra den i ett halvmörkt rum.

Detta oväntade strömavbrott förvandlades till en unik och minnesvärd upplevelse. Istället för en traditionell presentation blev mötet en intim och mysig samling där vi tillsammans kunde spana efter framtida trender. Detta lärde mig vikten av flexibilitet och förmågan att snabbt anpassa sig till oförutsedda omständigheter. Det visade också på betydelsen av att ha ett djupgående kunnande om sitt ämne, så att man kan leverera även när tekniken sviker.

Går det att be om personlig utvärdering från ett uppdrag som du förväntas leverera högt på? Hur utvärderar du för att förbättra ditt arbete?

-För att samla och utvärdera information som hjälper mig att förbättra mitt arbete, ställer jag vanligtvis två centrala frågor: ”Vad var särskilt framgångsrikt och bra?” och ”Vilka aspekter kan förbättras och hur kan de göras ännu bättre?” Dessa frågor ger mig en konstruktiv grund att stå på och gör det möjligt för mig att fokusera på både det som fungerade bra och de områden där det finns utrymme för förbättring.

Utvärdering är också en viktig del av processen, men jag ser det inte som lika väsentligt för de uppgifter jag utför. Om det finns specifika mål som behöver uppnås eller konkreta detaljer som behöver granskas, såsom lokalens lämplighet eller hur maten var, tar jag även med det i min utvärdering.

Det handlar om att blicka framåt och fokusera på framtida förbättringar snarare än att kritisera det förflutna. På så sätt skapar jag en mer positiv och framtidsinriktad dialog.

Hur håller du dig uppdaterad om de senaste trenderna och metoderna inom facilitering och möteshantering? Vill du dela med dig av några tips?

– Jag engagerar jag mig aktivt i nätverkande och samtal med andra inom området. Det ger mig insikt i olika metoder och tillvägagångssätt som används inom branschen. Jag hämtar inspiration från många håll och har en passion för att skapa nytt, vilket jag ser som en av de mest givande aspekterna av mitt arbete.

När jag utformar en lärandeupplevelse, ser jag alltid över dess design för att hitta skräddarsydda och innovativa sätt att göra processen mer engagerande och effektiv. Jag hämtar idéer och koncept från design-, innovations- och teknikvärlden och undersöker hur dessa kan integreras och användas.

För att få inspiration och ny kunskap deltar jag i olika communities. Två av de communityn där jag får mest inspiration är Voltage Controls Facilitation Lab och L&D Shakers. Genom dessa forum får jag tillgång till nya idéer, delar erfarenheter och lär mig av andra professionella inom området.

Vill du ge exempel på hur du har hjälpt en grupp att nå en lösning eller fatta beslut när det fanns olika åsikter och intressen inblandade?

– Jag börjar med att fokusera på aktivt lyssnande. Jag anser att detta är en av de mest spännande delarna av mitt arbete. Det visar att deltagarna är engagerade och intresserade, vilket är en positiv grund att bygga vidare på.

Det är viktigt för mig att alla känner att deras röst hörs och att de blir lyssnade på. Ett sätt att bekräfta detta är genom återberättelse, där jag eller någon annan i gruppen sammanfattar det som sagts för att säkerställa att alla har förstått och blivit förstådda.

Genom att ta tid att lyssna på allt som sägs och samla in de olika perspektiven, blir det ofta tydligt att lösningen redan finns i rummet, dold bland de olika åsikterna. Att upptäcka och framhäva denna lösning är något jag finner både utmanande och givande. Mitt mål är alltid att se till att varje gruppmedlem känner sig delaktig i processen och att de tillsammans kan arbeta fram en gemensam lösning som speglar gruppens kollektiva tankegång.

Hur ser din strategi ut för att främja en positiv och samarbetsvillig atmosfär under möten och workshops?

– Min strategi bygger på principen att vara en spegel av den energi jag önskar se i rummet. Jag står för positivitet och samarbetsvillighet, vilket jag tror starkt påverkar gruppens dynamik.

En viktig del av min strategi är att jag själv aktivt demonstrerar den attityd och det beteende jag hoppas se hos deltagarna. Det innebär att jag alltid strävar efter att vara engagerad, uppmuntrande och öppen för olika perspektiv. Jag tror att denna inställning smittar av sig på deltagarna och bidrar till en mer positiv och produktiv miljö.

En annan strategi är att ge deltagarna en stund att reflektera över och verbalisera eventuella stressfaktorer eller distraktioner de behöver lämna bakom sig för att kunna fokusera. Att hjälpa deltagarna att mentalt ”zona ut” från yttre störningar och ”zona in” på det nuvarande ögonblicket är avgörande för att skapa en närvarande och engagerad atmosfär.

Hur integrerar och balanserar du användningen av digitala verktyg och traditionella metoder i dina workshops och möten för att maximera deltagarnas engagemang och lärande?

– Under pandemin upplevde jag en ökad efterfrågan på virtuell facilitering, vilket jag hade god erfarenhet av sedan tidigare genom mitt arbete med internationella team och samarbeten som ofta skedde online. Men nu, när vi återgår till fysiska mötesrum, är det intressant att observera hur vissa återgår till traditionella metoder och undrar varför vi ska använda digitala verktyg som Miro eller Mural istället för pennor och papper. Mitt svar är att många nu är hybridarbetare, och dessa digitala verktyg erbjuder en central plats för idéer och lärande som är tillgänglig för alla, oavsett om man arbetar på distans eller i person.

Jag rekommenderar att alltid ha en digital plattform som fungerar som ett nav för projektet. Detta kan vara en plats för att sammanfatta möten, lagra insikter och fungera som en central resurs genom projektets gång, oavsett om det är en online-workshop eller fysiska möten.

När det gäller virtuell facilitering, har standarden höjts avsevärt. Det är inte längre tillräckligt med lågkvalitativa presentationer. När du faciliterar virtuellt, använd tekniken till fullo och skapa högkvalitativa, engagerande upplevelser med de digitala verktyg som finns tillgängliga. Detta bidrar till en mer professionell och effektiv mötesmiljö. Att integrera och balansera användningen av digitala verktyg och traditionella metoder är nyckeln till framgångsrik facilitering i dagens arbetsmiljöer.