Talarföreningens rekommendationer för hybridevent
Talarföreningens medlemmar har satt ihop ett antal tips för dig när du planerar ditt nästa event. Vi har samlat våra gemensamma erfarenheter för att du skall få ett så lyckat event som möjligt.
Vad är ett hybridevent?
Ett hybridevent är ett event som riktar sig till två publiker samtidigt. En som är på plats och en som deltar på distans. Detta ställer helt nya krav på förberedelser och genomförande. T ex så är det många övningar som används för att aktivera publiken
som blir helt annorlunda om dom görs på plats eller via dator eller telefon. Hur man rör sig på scen, ögonkontakt mm är också väldigt annorlunda beroende på var man har sin publik.
Om vi har ett event där vi primärt riktar oss till en publik på plats men filmar den så att man kan titta på eventen på distans så kallar vi det för ett filmat event, dvs inte hybrid. Anledningen till att vi skiljer på dessa är för att det är stor skillnad på förberedelser och
hur man genomför övningar mm.
Säkerställ att du har valt rätt mötesform
För att kunna få maximal effekt av ett event så måste vi förstå våra deltagare och var vi skall lägga fokus.
Tips för att ditt hybridevent skall bli så bra som möjligt
Här kommer ett antal tips baserat på våra erfarenheter. Eftersom alla möten är olika så måste du välja dom som ger dig mest nytta.
- Välj en prioriterad publik. Är det publiken i lokalen eller fjärrdeltagarna somskall prioriteras? Kan ni få dem att känna sig jämbördiga.
- Planera ditt hybridevent som att det är två parallella event som körs samtidigt.
- Val av plattform och dess utformning, samt om någon app ska komplettera den, vad har mötet för behov av chatt, minglande, breakouts?
- Gör en ordentlig behovsanalys. Vad vill du ha ut av mötet? Hur stor är publiken? Vad är viktigt att tänka på? Därefter kan vi bestämma vilket upplägg som passar bäst.
- Hybriden är ofta mer känslig för en ogenomtänkt dramaturgi, tänk igenom hur upplägget är, se över interaktioner och pauser och även om ni kan hitta sätt för de olika grupperna av publik att kännas att de möts. Om det behövs anlita en extern innehållsproducent som hjälper till med det.
- Vid hybrid är det mer att tänka på i form av teknik, deltagare på olika platser, chatt mm. Då kan det vara avgörande att ha med en co-host som hjälper till med produktionen. När det skall genomföras övningar både på plats och på distans
samtidigt underlättar detta enormt. - Se till att alla är bekväma med studion så att man får en bra känsla både live och i rutan.
- Bra teknisk utrustning. Ändamålsenliga mikrofoner, kameror, streamingtjänster och kraftfull dator mm. Säkert nätverk med back up. Det räcker inte med en laptop.
- Säkra även teknik för externa talare som inte är analogt på plats
- Hybrid liksom digitalt saknar geografiska hinder, gå igenom var ni tror ni har publik, om inte annat för tidzoner och tekniska förutsättning.
- Väldigt få talare är experter på tekniken. Därför kan det vara bra att anlita proffs som sköter det.
- Ha mikrofon och kamera så man ser och hör publiken som sitter lokalt.
- Ha teknikrep och genrep. Det är mer komplext med hybrid, så det är mer som kan gå fel. Så genrepet blir extra viktigt. Genrep är meningen att pröva allt som om att det var på riktigt. Säkerställ att det ser bra ut både på plats och digitalt.
- Gå igenom budget noggrant, produktionskostnaderna kan vara både de för analog och digitalt event, men ibland har man pengar att tjäna på resor och logi som uteblir.
- Ha extra omsorg för de informella mötena mellan schemalagda aktiviteter och interaktionen mellan deltagarna!
Tips till dig som föreläser
- Förstå vilken som är din primära målgrupp. Ställ frågor om ALLT. Syfte, mål, målgrupp, antal deltagare, interaktion, teknik, utrustning etc.
- Ha en tydlig checklista till beställaren. Ingen checklista är för enkel!
- Säkerställ så att ni har en gemensam nomenklatur. Använd en ordlista för att tydliggöra vad ni menar kring hybrid och digitala event.
- Stäm av ditt körschema med beställaren.
- Gör en backupplan tillsammans med beställaren.
- Ställ frågan i god tid innan om de tänker sig att några ska vara med på länk – så att du inte får en överraskning när du är på plats.
- Prata med rätt person hos beställaren. Inga osäkra gissningar kring teknik etc.
- Kommunicera med beställaren i god tid, ta upp både små och stora frågor, låt dem förstå sin delaktighet och sitt ansvar i en proffsig leverans.
- Anpassa ditt upplägg så att det tar hänsyn till båda deltagargrupperna och involverar alla
- ”Kratta för” (prata innan) om vad som kan hända och hur ni löser det. Se till att beställaren är införstådd med allt! Förbered beställaren på alla olika scenarios.
- Gör det enkelt för din beställare. De har annat att göra än att prata med dig.
- Lär känna din tekniker. Tala om vad du behöver och kom överens om hur ni hjälps åt.
- Bestäm dig för vad du vill och lär dig det som behövs för att känna dig bekväm på din nivå. Låt andra sköta övrigt, t ex teknik om du inte är en fena på det.
- Använd gärna beställarens tekniska plattform om det är möjligt. Dom brukar gilla det.
- Dubbelkolla tekniken!
- Kameror. Kanske två som sköts av kameramän?
- Ljud.
- Ljus
- Medhörning
- Lösning för att se och höra publiken
- Det är du som riskerar att se dum ut och den oinvigde fattar inte alltid att det kanske är någon annan som brustit. Ta gärna med extra grejer för säkerhetsskull. För ditt varumärkes skull.
Ordlista
Hybrid
Ett hybridevent är ett event som riktar sig till två publiker samtidigt. Oftast en publik på plats och en som deltar på distans.
Filmad föreläsning
En förinspelad föreläsning.
Digitalt möte
Möte som sker digitalt, vanligtvis med video.
Co-host
Assisterande värd, en roll som kan variera från producent till någon som tar tekniska frågor och håller reda på chatten.
Innehållsproducent
Den som designar dramaturgi och interaktion för ett event i förväg.
Fjärrdeltagare
Deltagare som inte är fysiskt på plats i samma rum som eventet.
Moderator
Diskussionsledare, kan vara flera olika, en i rummet och en eller flera digitalt.
Webbinarium
Seminarium som hålls via digital plattform, ett seminarium är ett interaktivt moment.
Plattform
Mjukvara för digitala möten
Live
Direktsänt
IRL
In Real Life, att det sker på plats
Detta dokument är att betrakta som ett levande dokument. Bidra gärna med dina erfarenheter så blir vi ännu klokare! Vi ser fram emot din feedback!
Allt som står i detta dokument är fritt att sprida.
Mvh Talarföreningen
Vid pennan, Anders Bratland – anders@raion.se